Você sabe exatamente quais documentos a sua empresa precisa guardar — e por quanto tempo? Se a resposta for "não" ou "mais ou menos", sua empresa pode estar exposta a dois problemas sérios: guardar documentos desnecessários por anos (ocupando espaço e gerando custo), ou descartar documentos cedo demais e enfrentar problemas em auditorias fiscais, trabalhistas ou com a LGPD.
A solução para isso tem nome: Tabela de Temporalidade de Documentos. Neste artigo, explicamos o que é, como funciona e o que sua empresa precisa fazer para ter uma.
O que é a Tabela de Temporalidade?
A Tabela de Temporalidade é um instrumento técnico que define, para cada tipo de documento da empresa, três informações fundamentais:
- Por quanto tempo o documento deve ser conservado na fase corrente (uso frequente) e na fase intermediária (consultas esporádicas);
- Qual a destinação final do documento: eliminação ou guarda permanente;
- A base legal que determina o prazo — lei trabalhista, fiscal, previdenciária, etc.
Ela é regulamentada no Brasil pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), que publicou tabelas de referência para os órgãos públicos. Para empresas privadas, a tabela deve ser elaborada com base na legislação específica de cada setor e tipo de documento.
O que a legislação diz sobre prazos de guarda
Cada área da empresa possui documentos com prazos distintos. Veja os principais:
| Tipo de Documento | Prazo mínimo | Base Legal |
|---|---|---|
| Folha de pagamento (FGTS) | 30 anos | FGTS / Constituição Federal |
| Contrato de trabalho (CTPS) | 5 anos após rescisão | CLT, Art. 11 |
| Nota fiscal (ICMS) | 5 anos | CTN, Art. 174 |
| Declaração do IRPJ | 5 anos | RIR/2018 |
| Escrituração contábil | 10 anos | Código Civil |
| DARF / guias de recolhimento | 5 anos | CTN |
| Exames médicos (PCMSO/ASO) | 20 anos após desligamento | NR-7 |
| Prontuário de funcionário | 5 anos após rescisão | CLT |
⚠️ Atenção: esses são prazos mínimos. Dependendo do segmento da sua empresa (saúde, construção civil, financeiro etc.), podem existir obrigações adicionais com prazos maiores.
Por que a LGPD torna a tabela ainda mais importante?
A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018) estabelece que dados pessoais só podem ser mantidos pelo tempo estritamente necessário para a finalidade que justificou sua coleta. Manter documentos com dados pessoais além desse prazo sem justificativa legal pode caracterizar infração à LGPD, com multas de até 2% do faturamento da empresa.
Isso significa que a tabela de temporalidade passou a ser também uma ferramenta de conformidade com a LGPD: ela documenta formalmente por que certos dados são mantidos e por quanto tempo, o que é essencial em caso de auditoria pela ANPD (Autoridade Nacional de Proteção de Dados).
Como elaborar uma Tabela de Temporalidade
A implantação da tabela envolve as seguintes etapas:
- Levantamento documental: identificar todos os tipos de documentos produzidos e recebidos pela empresa, por setor;
- Pesquisa da legislação aplicável: mapear os prazos legais para cada tipo de documento (trabalhista, tributário, contábil, previdenciário, setorial);
- Definição das fases de guarda: corrente, intermediária e destino final (eliminação ou guarda permanente);
- Aprovação interna: a tabela deve ser validada pela diretoria, jurídico e, quando aplicável, pelo DPO (Data Protection Officer);
- Implantação e treinamento: os colaboradores precisam conhecer e aplicar os critérios da tabela no dia a dia.
O que fazer com documentos que atingiram o prazo?
Quando um documento atinge o prazo de guarda e sua destinação é a eliminação, ele não pode simplesmente ser jogado no lixo. Isso porque boa parte dos documentos empresariais contém dados pessoais ou informações sigilosas — contratos, folhas de pagamento, prontuários.
O descarte correto exige fragmentação profissional, com emissão de certificado de destruição segura. A ArqCen realiza esse serviço em Joinville com 3 fragmentadoras profissionais e fragmentos de até 10mm.
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Com 24 anos de experiência em gestão documental em Joinville, a ArqCen executa as etapas práticas da gestão documental que a tabela de temporalidade define:
- Organização e identificação do acervo físico por setor;
- Guarda física segura dos documentos dentro dos prazos legais;
- Digitalização e indexação dos documentos que podem ser migrados para o formato digital;
- Destruição segura certificada dos documentos com prazo de guarda vencido.
Para a elaboração formal da tabela de temporalidade, recomendamos consultar um arquivologista ou contador especializado. Depois de definida a TTD, a ArqCen coloca em prática toda a gestão do acervo da sua empresa.
