Desde a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018), as empresas brasileiras precisam repensar como lidam com qualquer informação que identifique ou possa identificar uma pessoa física. E isso vai muito além dos sistemas digitais: inclui também os documentos físicos que ficam guardados em arquivos, pastas e caixas.
Se a sua empresa guarda contratos de clientes, fichas de funcionários, prontuários, notas fiscais ou qualquer outro documento com nomes, CPFs, endereços ou informações de saúde, ela é um controlador de dados pessoais e precisa estar em conformidade com a LGPD.
Quais documentos estão sujeitos à LGPD?
Na prática, quase todos os documentos empresariais contêm algum dado pessoal. Os mais comuns são:
- Contratos com clientes e fornecedores (nome, CPF, endereço, telefone);
- Documentos de RH: fichas cadastrais, holerites, exames médicos, CTPS;
- Prontuários médicos (se a empresa for da área de saúde);
- Notas fiscais com dados de pessoa física;
- E-mails e comunicações impressas com dados pessoais;
- Cadastros de leads e propostas comerciais.
📋 Dado pessoal, segundo a LGPD, é qualquer informação relacionada a uma pessoa física identificada ou identificável — nome, CPF, RG, e-mail, localização, dados bancários, informações de saúde, entre outros.
As principais obrigações da LGPD para documentos físicos
Segurança no armazenamento
Documentos com dados pessoais devem ser armazenados em local seguro, com acesso controlado e proteção contra perda, roubo ou acesso não autorizado.
Tempo de retenção definido
Dados pessoais devem ser mantidos apenas pelo tempo necessário para a finalidade que justificou sua coleta — ou pelo prazo legal mínimo exigido.
Descarte seguro obrigatório
Ao final do prazo, os documentos com dados pessoais não podem ser simplesmente jogados no lixo. Exige-se fragmentação ou destruição certificada.
Rastreabilidade e acesso
A empresa deve ser capaz de localizar e fornecer os dados de uma pessoa quando solicitado, ou comprovar que foram devidamente eliminados.
Quais são os riscos para quem não se adequa?
As sanções previstas pela LGPD para quem não cumpre as obrigações são significativas:
- Advertência com prazo para adoção de medidas corretivas;
- Multa simples de até 2% do faturamento da empresa no último exercício, limitada a R$ 50 milhões por infração;
- Publicização da infração, com impacto direto na reputação da marca;
- Bloqueio ou eliminação dos dados pessoais em questão;
- Suspensão parcial do banco de dados por até 6 meses.
Além das sanções administrativas da ANPD, a empresa ainda pode responder civil e penalmente por danos causados pela exposição inadequada de dados pessoais.
Por onde começar a adequação
A conformidade com a LGPD na gestão documental não acontece de um dia para o outro, mas pode ser construída de forma organizada:
- Mapeie os dados pessoais que sua empresa trata — onde estão, em que formato e por quanto tempo ficam armazenados;
- Defina uma política de retenção com base na tabela de temporalidade, estabelecendo quando cada documento deve ser eliminado;
- Controle o acesso aos documentos físicos: salas de arquivo com acesso restrito, registro de consultas;
- Adote um processo de destruição segura para documentos com prazo vencido, com emissão de certificado de destruição segura;
- Documente tudo: a capacidade de comprovar que os dados foram tratados corretamente é tão importante quanto o tratamento em si.
Sua empresa está em conformidade com a LGPD?
A ArqCen oferece guarda segura, destruição certificada e organização documental em conformidade com a LGPD para empresas de Joinville.
Falar com um especialistaComo a ArqCen contribui para sua conformidade
Com 24 anos de experiência em gestão documental em Joinville, a ArqCen oferece uma estrutura completa para que sua empresa mantenha seus documentos seguros e em conformidade com a LGPD:
- Guarda física em galpões com segurança 24h e acesso controlado;
- Digitalização com indexação e acesso seguro via web;
- Destruição segura com certificado de destruição segura;
- GED (Gestão Eletrônica de Documentos) com controle de acesso por usuário.
Com a ArqCen, você terceiriza a gestão documental com documentação e rastreio para auditorias — e foca no que realmente importa para o seu negócio.
