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Gestão de acervo

Seu arquivo organizado e indexado pela ArqCen

Caixas sem identificação, documentos misturados e difíceis de localizar — esse cenário compromete a produtividade e gera risco para o negócio.

A ArqCen organiza fisicamente o acervo documental da sua empresa: separamos, identificamos, etiquetamos e indexamos os documentos no nosso sistema, garantindo localização rápida sempre que você precisar.

  • Avaliação inicial do volume e estado do acervo
  • Separação e identificação por tipo de documento
  • Etiquetagem padronizada das caixas e pastas
  • Indexação no sistema para localização ágil
  • Triagem personalizada conforme critério do cliente
  • Integração com Guarda Física ou Digitalização
Organização documental de empresas em Joinville – ArqCen
O que fazemos

Serviços de organização documental em Joinville

Soluções completas para cada etapa da organização do seu acervo.

Avaliação do Acervo

Levantamento do volume, tipos de documentos e condições do acervo — base para planejar a organização nas nossas instalações.

Separação e Identificação

Nas nossas instalações, separamos os documentos por tipo, departamento ou período conforme a necessidade da empresa, facilitando o controle e o acesso.

Etiquetagem Padronizada

Todas as caixas e pastas recebem identificação clara e padronizada, tornando a localização física dos documentos rápida e intuitiva.

Indexação no Sistema

Cada documento ou caixa é cadastrado no nosso sistema, permitindo consultas e solicitações de forma ágil diretamente pela Área do Cliente.

Triagem Personalizada

Quando solicitado, realizamos a triagem do acervo com critérios definidos pelo cliente — separando documentos por status, período ou categoria específica.

Guarda ou Digitalização

Após a organização, o acervo pode seguir para nossos galpões de Guarda Física ou para o processo de Digitalização — tudo dentro da ArqCen.

Metodologia

Como organizamos o acervo da sua empresa

1

Diagnóstico

Levantamento do volume, tipos e condições do acervo a ser organizado.

2

Proposta

Elaboramos um plano de organização com cronograma e metodologia detalhados.

3

Triagem

Se solicitado, realizamos separação por critério definido pelo cliente — período, departamento ou status do documento.

4

Organização

Separação, identificação e etiquetagem padronizada de todas as caixas e pastas do acervo.

5

Indexação

Cadastro dos documentos no sistema para localização ágil via Área do Cliente ou solicitação direta à ArqCen.

Prazos legais

Por quanto tempo guardar cada documento?

Cada tipo de documento tem um prazo legal mínimo de guarda. Descartar antes desse prazo pode gerar multas e problemas legais. Guardar além do prazo ocupa espaço e gera custos desnecessários.

Confira ao lado os prazos mais comuns da legislação brasileira. Em caso de dúvida sobre documentos específicos da sua empresa, consulte seu contador ou advogado.

Falar com a ArqCen
Tipo de DocumentoPrazo de Guarda
Folha de Pagamento (FGTS)30 anos
Contratos de Trabalho (CLT)2 anos após rescisão
Notas Fiscais (ICMS)5 anos
Livros Fiscais10 anos
Documentos SocietáriosPermanente
DARF / GPS5 anos
Exames Médicos (ASO)20 anos
Apólices de Seguro3 anos após vencimento
Perguntas Frequentes

Dúvidas sobre Organização Documental em Joinville

A organização documental feita internamente, sem um processo estruturado, tende a ser inconsistente e a se deteriorar com o tempo. Um serviço profissional como o da ArqCen aplica uma metodologia testada em mais de 24 anos de operação, com identificação padronizada, indexação no sistema e rastreabilidade completa do acervo.
O cliente pode entregar os documentos diretamente em nossas instalações ou solicitar a coleta. Após a organização, o acervo pode ser devolvido, armazenado em nossos galpões ou encaminhado para digitalização.
A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) define os prazos de guarda e destinação de cada tipo de documento da empresa. Para empresas públicas ela é obrigatória por lei. Para empresas privadas, é fortemente recomendada — sem ela a empresa corre risco de descartar documentos com prazo legal vigente ou acumular documentos desnecessários. Para elaborar uma TTD formal, recomendamos consultar um arquivologista ou contador especializado.
Trabalhamos com todos os tipos: documentos contábeis e fiscais, documentos de RH (contratos, exames, folhas de ponto), documentos jurídicos (contratos, procurações), documentos técnicos (projetos, manuais), prontuários, atas e documentos societários. A metodologia é adaptada ao tipo e ao setor da empresa.
Sim. Após a organização, você pode optar pelo nosso serviço de Guarda Física para armazenar o acervo em nossas instalações em Joinville, com controle de temperatura, acesso restrito e gestão via sistema. Também oferecemos digitalização para os documentos que podem ter sua guarda migrada para o formato digital.